Kdy skartovat doklady pro daňovou evidenci?
Archivace dokladů v daňové evidenci a v účetnictví není totožná. Řídí se totiž různými zákony. S účinností daňového řádu se lhůta pro úschovu dokladů z daňové evidence dokonce prodloužila.
V novém daňovém řádu je v § 148 základní lhůta pro stanovení daně jednoznačně tříletá. Ovšem běží nikoliv posledním dnem zdaňovacího období, v němž vznikla daňová povinnost, ale dnem, ve kterém uplynula lhůta pro podání řádného daňového přiznání nebo se daň stala splatnou v případech, kdy povinnost podat daňové přiznání nevzniká. Čtěte více: Jak u firem komunikovat se správcem daně v rámci nového daňového řádu
- Podle zákona o správě daní a poplatků, tj. do 31. 12. 2010:
Lhůta pro vyměření daně za zdaňovací období, které skončilo 31.12.2008, uplyne 31.12.2011.
- Podle daňového řádu tj. od 1. 1. 2011:
Lhůta pro podání daňového přiznání za rok 2010 končí 1. 4. 2011, lhůta pro stanovení daně za zdaňovací období 2010 skončí dnem 1. 4. 2014.
Po uplynutí lhůty pro vyměření daně již není třeba doklady archivovat. To ovšem platí za situace, že lhůta nebyla prodloužena, např. z důvodu podání dodatečného daňového přiznání, zahájení řízení v posledních dvanácti kalendářních měsících. V takovém případě se lhůta podle § 148 odst. 2 daňového řádu prodlužuje o jeden rok. Netrvá tedy tři roky, ale roky čtyři. Lhůta může být v případech probíhajícího soudního řízení také přerušena. Čtěte také: Daňový řád rozšiřuje pravomoci účetních
Daňové doklady archivujeme 10 let
Jiná situace je u plátců DPH. Plátce daně může za splnění potřebné evidence pro daň z přidané hodnoty vést daňovou evidenci nebo uplatnit výdaje paušálem. Ovšem daňové doklady rozhodné pro stanovení daně eviduje v souladu s § 27 zákona o dani z přidané hodnoty po dobu 10 let od konce zdaňovacího období. Po tuto dobu musí být doklady věrohodné, neporušené a čitelné.
Doklady z personalistiky
Fyzické osoby, které zaměstnávají další osoby se řídí při archivaci mzdových dokladů zákonem o organizaci a provádění sociálního zabezpečení. Archivují dokumenty od roku, který následuje po roce, kterého se dokumenty týkají:
- stejnopisy evidenčních listů (3 roky)
- mzdové listy, účetní záznamy o údajích potřebných pro účely důchodového pojištění 30 let.
Archivace v účetnictví
Úschova dokladů v účetnictví se řídí zákonem o účetnictví. Podnikatel archivuje podle § 31 zákona o účetnictví po konci účetního období 10 let účetní závěrku a výroční zprávu, 5 let účetní doklady, účetní knihy, odpisové plány, inventurní soupisy, účtový rozvrh, přehledy a rovněž 5 let účetní záznamy, kterými účetní jednotky dokládají vedení účetnictví. Čtěte více: Jak ve firmě archivovat doklady? I po letech musí být čitelné