Archivace dokladů týkajících se pracovní doby zaměstnanců
Jak dlouho se musí archivovat doklady, které se vztahují k evidenci pracovní doby zaměstnanců?
Dotaz:
Mám dotaz týkající se archivace evidence pracovní doby. V jakém zákoně a paragrafu je toto řešeno a co přesně se musí předložit inspekci práce ke kontrole, resp. za jaké období? Na školení a v literatuře jsem narazila na několik názorů (že evidenci pracovní doby je nutné archivovat 3 roky, 10 let, nebo i takový názor, že hned po zpracování mezd můžu evidenci pracovní doby skartovat, protože mzda je již zúčtovaná).
Odpověď:
K poskytnutí správné odpovědi je nutné přistoupit trochu zeširoka. Ač to zní nepravděpodobně, pak jediný právní předpis, který hovoří o archivační době ve vztahu k evidenci docházky, je zákon o nemocenském pojištění, tedy zákon č. 187/2006 Sb., ve znění pozdějších předpisů, a to v ustanovení § 96.
„Zaměstnavatel je povinen uschovávat záznamy o skutečnostech uvedených v § 95 po dobu 10 kalendářních roků následujících po roce, kterého se týkají, pokud zvláštní právní předpis nestanoví pro záznamy, které mají charakter účetních záznamů, delší uschovací dobu. Za záznamy o těchto skutečnostech se vždy považují doklady o druhu, vzniku a skončení pracovního vztahu a záznamy o evidenci docházky do práce, včetně doby pracovního volna bez náhrady příjmu. Zaniká-li zaměstnavatel bez právního nástupce před uplynutím lhůty uvedené ve větě první, je zaměstnavatel povinen zajistit po tuto dobu úschovu záznamů a sdělit okresní správě sociálního zabezpečení místo, na kterém budou záznamy uloženy.“
Pokud je zaměstnavatel povinen archivovat evidenci docházky do práce po dobu 10 let následujících po roce, kterého se týká, pak je nutné ve stejném rozsahu archivovat i doklady důležitější, než je pouhá docházka do zaměstnání. Mezi takové dokumenty jistě patří i evidence pracovní doby.
Současně je nutné upozornit na ustanovení § 96 zákoníku práce, které zaměstnavateli nařizuje, jakou evidenci je povinen o zaměstnanci vést. Zaměstnavatel je povinen vést evidenci s vyznačením začátku a konce
a) odpracované
- směny,
- práce přesčas,
- noční práce,
- doby v době pracovní pohotovosti,
b) pracovní pohotovosti, kterou zaměstnanec držel.
Orgány inspekce práce se řídí zákonem č. 251/2005 Sb., o inspekci práce, ve znění pozdějších předpisů, a mají právo kontrolovat dodržování povinností vyplývajících z
a) právních předpisů, z nichž vznikají zaměstnancům, příslušnému odborovému orgánu nebo radě zaměstnanců nebo zástupci pro oblast bezpečnosti a ochrany zdraví při práci práva nebo povinnosti v pracovněprávních vztazích včetně právních předpisů o odměňování zaměstnanců, náhradě mzdy nebo platu a náhradě výdajů zaměstnancům,
b) právních předpisů stanovících pracovní dobu a dobu odpočinku,
c) právních předpisů k zajištění bezpečnosti práce,
d) právních předpisů k zajištění bezpečnosti provozu technických zařízení se zvýšenou mírou ohrožení života a zdraví a právních předpisů o bezpečnosti provozu vyhrazených technických zařízení,
e) právních předpisů o zaměstnávání zaměstnankyň, mladistvých zaměstnanců, zaměstnanců pečujících o děti, jakož i zaměstnanců, kteří prokázali, že převážně sami dlouhodobě pečují o fyzickou osobu, která se podle zvláštního právního předpisu považuje za osobu závislou na pomoci jiné fyzické osoby ve stupni II, ve stupni III nebo ve stupni IV,
a dalších právních předpisů uvedených v § 3 zákona č. 251/2005 Sb.
Inspektorát vykonává kontrolu v rozsahu výše uvedeném. K tomu účelu je kontrolovaný subjekt povinen předložit potřebné dokumenty. Zákon o inspekci práce neuvádí, jaké historické období je inspektorát oprávněn kontrolovat. Obecně platí, že kontrolované období nesmí být v rozporu s archivační dobou příslušného dokumentu.